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Weiß-beiger Hintergrund, auf der rechten Seite stehen die Logos der Ärztekammer Westfalen-Lippe, darunter platziert das der Universität und dann das der Universität Bielefeld, Medizinische Fakultät OWL, auf der linken Seite befindet sich das Logo der Ethik-Kommission Westfalen-Lippe . Auf der linke Seite befinden sich außerdem auf dem Hintergrund einzelne, unterschiedlich stark hervorgehobene Quadrate.

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Antrag für die Errichtung von Biobanken

Anträge zur Errichtung einer (Forschungs-)Biobank sollen ab sofort per E-Mail eingereicht werden. Bitte beachten Sie unbedingt die folgenden Hinweise:

  1. Einreichungen nur in elektronischer Form an ethikantrag-sonstige@aekwl.de. Wenn Sie diesen Einreichungsweg wählen, sehen Sie bitte von der Einreichung einer zusätzlichen Papierfassung ab.
    1a. Für Projekte, die bisher von der Ethik-Kommission Bochum bearbeitet wurden, geben Sie bitte unbedingt den Hinweis     „bisher Ethik-Kommission Bochum“ sowie das bisherige Bochumer Aktenzeichen an. 
  2. Bitte fügen Sie allen Einreichungen ein Anschreiben bei. Daraus müssen sich Ihre Kontaktdaten und Ihr Anliegen ergeben (Erstantrag, Amendment, Antrag bei Vorliegen eines auswärtigen Ethikvotums, ...) ergeben. Ein Text in der E-Mail genügt nicht.
  3. Bitte reichen Sie den Antrag erst dann per E-Mail ein, wenn Sie die erforderlichen Unterlagen vollständig beifügen können. Senden Sie keine einzelnen Unterlagen „vorab“. Sie vermeiden dadurch unnötige Nachfragen und Verzögerungen.
  4. Bitte verwenden Sie für die Anlagen möglichst aussagekräftige Dateinamen wie z.B. „Ethikantrag“, „Prüfplan“ oder „Aufklärung“.
  5. Bitte reichen Sie nur einen Vorgang pro E-Mail ein (d.h. nur ein Amendment oder eine Nachreichung etc.). 
  6. Bitte geben Sie zu laufenden Vorgängen immer unser Aktenzeichen sowie den Bezug (z.B. Neueinreichung vom [Datum des Anschreibens], Amendment Nr. 2 vom [Datum des Anschreibens]) an. E-Mails, die wir nicht eindeutig zuordnen können, reichen wir zurück.
  7. Bitte übersenden Sie nicht mehr als 200 MB pro E-Mail. Wenn Sie größere Datenmengen übermitteln müssen, kennzeichen Sie mehrere zusammenhängende E-Mails bitte deutlich im Betreff (z. B. „1 von 3“).
  8. Bitte verwenden Sie möglichst nur die Dateiformate pdf, xml, docx und xlsx, ohne Makros. Dateien mit den Formaten wie .DOC, .DOT, .DOCM, .DOTM, .XLA, .XLS, .XLT, .XLSB, .XLSM, .XLTM, .XLAM, .PPT, .PPTM, .POTM, .PPSM, .PPAM oder .PPA werden von unserem System zurückgewiesen. Tauschen Sie diese gegen aktuellere Formate aus. Bitte achten Sie darauf, keine verschlüsselten Dateien zu verwenden. PDF-Dateien müssen durchsuchbar sein (d. h. nicht als Bild gespeichert). Ausgenommen sind Seiten mit Unterschriften, diese bitte separat scannen.
  9. Mit der Einreichung per E-Mail erklären Sie sich damit einverstanden, dass die Ethik-Kommission ihre Korrespondenz ebenfalls auf diesem Weg übermittelt.

Einzureichende Dokumente

A) Bitte füllen Sie den Antrag Formular für biomedizinische Forschungsvorhaben der Ethik-Kommission Westfalen-Lippe (soweit die Angaben im Kontext zutreffen) aus. 

B) Betriebsverfahren der Biobank ("Governance") gemäß den Vorgaben der Deklaration von Taipeh 2016 (Nr.21):

  1. Der Zweck (Daten und)Biobank
  2. Art von Biomaterial und Art personenbezogener Daten 
  3. Angabe wie lange die Proben gelagert/ die Daten gespeichert werden sollen
  4. Vorschriften für die Entsorgung und Vernichtung von Daten oder Material Vereinbarung darüber, wie die Daten und das Material gemäß der Zustimmung der betroffenen Personen dokumentiert und rückverfolgt werden können
  5. Vereinbarung darüber, wie mit den Daten und Materialien umgegangen wird, wenn ein Eigentümerwechsel oder eine Schließung der Biobank erfolgt
  6. Vereinbarung zur Erlangung einer angemessenen Zustimmung oder einer anderen Rechtsgrundlage für die Sammlung von Daten oder Material
  7. Vorkehrungen für den Schutz der Würde, Autonomie, Privatsphäre und Prävention Diskriminierung
  8. Kriterien und Verfahren für den Zugang zu und die gemeinsame Nutzung von Gesundheitsdaten oder biologischem Material, einschließlich der systematischen Verwendung des Material Transfer Agreements (MTA), falls erforderlich
  9. Die Person oder die Personen, die für die Leitung verantwortlich sind
  10. Die Sicherheitsmaßnahmen, um unbefugten Zugriff oder unangemessene Weitegabe zu verhindern
  11. Die Verfahren zur erneuten Kontaktaufnahme mit den Teilnehmern, soweit relevant
  12. Die Verfahren zur Entgegennahme und Bearbeitung von Anfragen und Beschwerden
  13. Verfahren im Umgang mit Anfragen und Beschwerden von Spendern

C) Aufklärung und Einwilligung (siehe Mustertexte vom AKEK)

Hinweis:
​​​​​​​Es wird keine Gewähr für die Richtigkeit der Texte übernommen; verbindlich sind allein die aktuell gültigen Gesetze, Richtlinien und Verordnungen, wie sie vom entsprechenden Veröffentlichungsorgan publiziert werden.

Die Erreichbarkeit der Ethik-Kommission Westfalen-Lippe finden Sie hier.

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