Compliance | Prozessbeschreibung für die interne Meldestelle/FAQs
Stand 19.10.2023

1. Präambel
   
   Die Ärztekammer Westfalen-Lippe („ÄKWL”) hat für sich eine interne Meldestelle zur Entgegennahme von Meldungen auf Missstände und Fehlverhalten eingerichtet. 
   
   Sie ist Teil eines Hinweisgebersystems, das die Anforderungen der EU-Hinweisgeberschutzrichtlinie, des Hinweisgeberschutzgesetzes und anderer Gesetze erfüllt. Sie hilft, die Integrität der Kammer und ihrer Mitarbeitenden zu bewahren und sich sowie ihre Geschäftspartner vor Schäden und Reputationsverlust zu schützen. Missstände, rechtswidriges und fehlerhaftes Verhalten müssen früh entdeckt werden, damit sie abgestellt werden können. Verstöße gegen geltendes Recht und Compliance-Regeln werden bei der ÄKWL konsequent aufgeklärt und geahndet.
   
   Die ÄKWL sichert einen verantwortungsvollen und sorgfältigen Umgang mit allen eingehenden Meldungen zu und gewährleistet eine vertrauliche, neutrale und objektive Behandlung und sorgsame Prüfung erforderlicher Maßnahmen. 
   
   Einzelne Aufgaben der internen Meldestelle (die Entgegennahme von Meldungen, die Rücksprache mit hinweisgebenden Personen, die erste rechtliche Bewertung eingehender Meldungen und die fristgerechte Bestätigung des Eingangs von Meldungen an die hinweisgebende Person) hat die ÄKWL an die Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek ausgelagert („ausgelagerte interne Meldestelle“.)
    
2. Interne Meldestelle
   
   Die ÄKWL hat für hinweisgebende Personen beim Compliance-Beauftragten eine interne Meldestelle eingerichtet. Diese ist für die Verarbeitung eingehender Meldungen und die Durchführung von Folgemaßnahmen zuständig. 
   
   Der Compliance-Beauftragte ist unter folgenden Kontaktdaten erreichbar:
   Marcus Ahlbach
    Tel.: 0251 929-2362
    Email: compliance@aekwl.de
   
   Mit der Entgegennahme von Meldungen und der ersten Kommunikation mit hinweisgebenden Personen hat die ÄKWL die Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek beauftragt. 
   Diese ausgelagerte interne Meldestelle ist unter folgenden Kontaktdaten erreichbar:
   
   Rechtsanwalt Dr. André-M. Szesny, LL.M.
   Heuking Kühn Lüer Wojtek 
   Georg-Glock-Straße 4
   40474 Düsseldorf
    Tel.: +49 (0) 211 600 55-217
    Email: a.szesny@heuking.de
   Webformular
   
   Die eingehenden Meldungen werden von erfahrenen Anwältinnen und Anwälten bei Heuking Kühn Lüer Wojtek aufgenommen und im nachfolgend beschriebenen Prozess bearbeitet. 
   
   Hinweisgebende Personen sollen die Meldung an die interne Meldestelle bevorzugen, wenn intern wirksam gegen den gemeldeten Verstoß vorgegangen werden kann. 
   
   Im Übrigen haben Beschäftigte zudem die Möglichkeit, Meldungen an behördliche Meldestellen (sog. externe Meldestellen) abzugeben. Diese sind beispielsweise: 
   
     die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz bzw. die weitere Meldestelle des Bundes (für Meldungen, die die externe Meldestelle des Bundes betreffen);
     ggf. externe Meldestelle des jeweiligen Bundeslandes;
     ggf. speziell zuständige externe Meldestellen: beispielsweise beim Bundeskartellamt;
     Organe, Einrichtungen oder sonstige Stellen der Union, beispielsweise die externen Meldekanäle der Kommission oder des Europäischen Amts für Betrugsbekämpfung (OLAF).
   
   Informationen zur Abgabe von Hinweisgebermeldungen bei externen behördlichen Meldestellen können den entsprechenden Veröffentlichungen der jeweiligen Behörden entnommen werden. Auf Wunsch stellen wir Ihnen weitere Informationen zu den externen Meldeverfahren bereit.
   
   Die ÄKWL ermutigt ihre Mitarbeitenden, Meldungen bei der ausgelagerten internen Meldestelle bei Heuking Kühn Lüer Wojtek einzureichen, damit dem Verdacht oder dem Missstand intern zügig und sachgerecht nachgegangen werden kann. Bei Bedarf, etwa in besonders schwerwiegenden Fällen, oder falls gesetzlich so vorgeschrieben, wird die ÄKWL proaktiv behördliche Hilfe in Anspruch nehmen. 
    
3. Hinweisgebende Personen
   
   Meldungen können von allen Personen, die im beruflichen Kontext Informationen über mögliche Verstöße bei der ÄKWL erlangt haben, eingereicht werden. 
   
   Dies sind insbesondere Mitarbeitende der ÄKWL, bei der ÄKWL zur Berufsbildung Beschäftigte, Leiharbeitnehmer und Leiharbeitnehmerinnen, sowie Personen, die wegen ihrer wirtschaftlichen Unselbstständigkeit als arbeitnehmerähnliche Person anzusehen sind. Auch Kammerangehörigen und ehrenamtlich für die ÄKWL tätigen Personen sowie externen Personen, bei denen (noch) keine Beziehung (mehr) zu der ÄKWL, etwa Bewerber und Bewerberinnen oder bereits ausgeschiedenen Mitarbeitende, besteht, steht die interne Meldestelle offen.
   
   Zudem können Hinweisgebermeldungen erfolgen durch Dritte, wie Honorarkräfte, freie Mitarbeitende, Mitarbeitende von (Unter-) Auftragnehmern, Lieferanten, Geschäftspartnern und Kunden, oder auch anderen Dritten, die in einer irgendwie gearteten Beziehung oder in Kontakt zu der ÄKWL stehen und dort einen Verstoß beobachten. 
    
4. Meldefähige Sachverhalte
   
   Gemeldet werden können und sollen alle Sachverhalte, an deren Kenntniserlangung die ÄKWL ein berechtigtes Interesse hat. 
   
   Hierzu gehören alle Sachverhalte, deren Meldung in den Anwendungsbereich gesetzlicher Hinweisgeberschutzvorschriften (bspw. EU-Hinweisgeberschutzrichtlinie und Hinweisgeberschutzgesetz, Geldwäschegesetz) fallen.
   
   Hierzu gehören auch Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten oder sonstige erhebliche Verstöße gegen Verhaltensrichtlinien im Zusammenhang mit dem geschäftlichen Betrieb der ÄKWL.
   
   Dabei ist unerheblich, ob die Rechtsverletzung oder das Fehlverhalten im unmittelbaren Tätigkeitsbereich der hinweisgebenden Person oder außerhalb – jedoch im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder ihrem beruflichen Kontakt mit der ÄKWL – auftreten. 
   
   Nicht Gegenstand von Meldungen sollen Umstände sein, die in keinem Bezug zur ÄKWL stehen. Das konkrete Arbeitsverhältnis betreffende Sachverhalte sollen nur dann Gegenstand einer Meldung sein, wenn sie nicht durch Ansprache des/der Vorgesetzten oder der Personalabteilung einer Lösung zugeführt werden können.
   
   Die Meldung eines bloßen Verdachts eines Verstoßes ist erlaubt, wenn die hinweisgebende Person hinreichenden Grund zu der Annahme hat, dass die gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen und dass diese Informationen einen melderelevanten Sachverhalt darstellen. Es ist also nicht erforderlich, für eine Meldung vollständige Kenntnis oder Beweise für den Verdacht zu haben. Ausreichend für eine Meldung ist bereits die begründete Vermutung, das heißt hinreichende tatsächliche Anhaltspunkte, dafür, dass ein solcher Verstoß begangen worden ist oder werden soll. 
   
   Nur wenn entsprechende Sachverhalte konsequent gemeldet werden, können – im Sinne Aller – rechtswidrige Zustände bei der ÄKWL abgeschafft und in Zukunft vermieden werden.
   
   Hinweisgebende Personen, die sich unsicher sind, ob ihre Meldung dieser Richtlinie unterfällt, können sich hierzu bei der ausgelagerten internen Meldestelle sowie dem Compliance-Beauftragten informieren.
    
5. Ablauf einer Meldung an die interne Meldestelle
   
   Alle Personen, die mit der Tätigkeit der ÄKWL Berührungspunkte haben, und von einem melderelevanten Sachverhalt Kenntnis erlangt haben, haben die Möglichkeit, Meldungen einzureichen:
   
   a) Meldekanäle
   
   Die Meldung kann unter den zuvor genannten Kontaktdaten 
   
     elektronisch per Webformular über die Website 
     telefonisch,
    per E-Mail,
     postalisch
     oder persönlich
   
   abgegeben werden.
   
   Meldungen können in deutscher Sprache (Arbeitssprache der ÄKWL) sowie in englischer Sprache eingereicht werden.
   
   b) Meldeinhalt
   
   Hinweisgebermeldungen sollen mindestens konkrete Angaben hinsichtlich 
   
     dem von der Meldung konkret betroffenen Arbeitsbereich (Ressort, Sachgebiet, Funktion etc.) 
     Art und Weise des gemeldeten Verstoßes/der gemeldeten Verstöße 
     Zeitpunkt/Zeitraum des Verstoßes/der gemeldeten Verstöße
     der in den Sachverhalt verwickelten und verantwortlichen (sog. „betroffenen“) Person(en)
   
   enthalten.
   
   Hinweisgebende Personen dürfen ihre Meldungen anonym abgeben. Die Wahrung der Anonymität erfolgt dadurch, dass die hinweisgebende Person der ausgelagerten internen Meldestelle ihre personenbezogenen Daten sowie solche Daten, die eine Identifizierung ermöglichen, schon gar nicht mitteilt. Darüber hinaus kann die hinweisgebende Person die ausgelagerte interne Meldestelle ausdrücklich darauf hinweisen, dass sie gegenüber der ÄKWL anonym bleiben will. Der ausgelagerten internen Meldestelle gleichwohl mitgeteilte oder im Zuge der Aufnahme der Meldung bekannt werdende personenbezogene Daten teilt diese dann der ÄKWL nicht mit.
   
   Erfolgt die Abgabe der Meldung nicht anonym, sollten zudem jedenfalls Name und Erreichbarkeit der hinweisgebenden Person (Telefonnummer und/oder Email) für etwaige Rückfragen angegeben werden.
   
   c) Kommunikation zwischen hinweisgebender Person und Meldestelle
   
   Hat die hinweisgebende Person Kontaktdaten angegeben, nimmt die ausgelagerte interne Meldestelle oder der Compliance-Beaufragte, im Falle von Rückfragen Kontakt mit der hinweisgebenden Person auf. Dies gilt insbesondere dann, wenn die hinweisgebende Person Rücksprache ausdrücklich wünscht. Die hinweisgebende Person hat ohnehin die Möglichkeit, sich mit ergänzenden Angaben oder Rückfragen erneut an die ausgelagerte interne Meldestelle oder den Compliance-Beaufragten zu wenden.
   
   Die Kommunikation zwischen hinweisgebenden Personen und ausgelagerter interner Meldestelle bzw. dem Compliance-Beaufragten soll insbesondere die weitere Verarbeitung der Meldung in Fällen zunächst unzureichender, unschlüssiger oder unvollständiger Meldungen ermöglichen.
    
6. Vertraulichkeit
   
   Die vertrauliche Behandlung aller Meldungen und Daten durch die interne Meldestelle ist zu jeder Zeit und in jedem Bearbeitungsschritt sichergestellt. Dies betrifft insbesondere die personenbezogenen Daten der hinweisgebenden Person sowie der von dem Hinweis betroffenen Person(en). 
   
   Nur einzelne, zuvor festgelegte, befugte und zum vertrauensvollen Umgang verpflichtete Personen haben Zugriff auf eingehende Meldungen und Informationen über die Bearbeitung der Meldung bzw. Folgemaßnahmen. Dies sind Mitarbeitende der ausgelagerten internen Meldestelle sowie der Compliance-Beaufragten der ÄKWL. 
   
   Im Zuge der Aufklärungsmaßnahmen und bei der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen greift die ÄKWL zudem gegebenenfalls auf die Unterstützung durch Anwaltskanzleien oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaften zurück. Zudem werden möglicherweise bei der Aufklärung und Aufbereitung des gemeldeten Sachverhalts (technische) Dienstleister eingebunden, die für uns als Auftragsverarbeiter auf Grundlage entsprechender Vereinbarungen weisungsgebunden tätig werden. Auch diese können von den Inhalten der Hinweisgebermeldung Kenntnis erlangen, werden jedoch zum vertraulichen Umgang mit den betroffenen Daten verpflichtet.
   
   Personenbezogene Daten der hinweisgebenden sowie der betroffenen Personen können trotz der Wahrung der Vertraulichkeit in Ausnahmesituationen zur Kenntnis von Behörden, Gerichten oder Dritter gelangen. Dies ist dann der Fall, wenn die Weitergabe dieser Informationen für die ÄKWL verpflichtend ist, wie beispielsweise im Rahmen einer behördlichen Untersuchung (wie eines Ermittlungsverfahrens) oder wenn dies für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Außerdem müssen die gemeldeten Informationen unter bestimmten Voraussetzungen durch die ÄKWL auch gegenüber der durch die Meldung betroffenen Personen offengelegt werden. 
   
   In diesen Fällen der Weitergabe der gemeldeten Informationen durch die ÄKWL wird die hinweisgebende Person – insoweit ihre Identität und/oder Kontaktmöglichkeiten der ÄKWL bekannt sind – durch den Compliance-Beaufragten über die Weitergabe und die Gründe hierfür schriftlich unterrichtet, bevor die Weitergabe gegenüber Dritten erfolgt. Diese Mitteilung unterbleibt nur dann, wenn diese die behördliche Untersuchung gefährden würde.
    
7. Verarbeitung der Meldung und Folgemaßnahmen
   
   Nachdem die Meldung bei der ausgelagerten internen Meldestelle eingegangen ist, wird sie aufgenommen und bearbeitet. Unter Umständen werden nach Prüfung der Meldung Folgemaßnahmen eingeleitet. 
   
   Das Prozedere nach Eingang einer Meldung bei der internen Meldestelle sieht in der Regel die folgenden Schritte vor:
   
   a) Eingangsbestätigung und Protokollprüfung
   
   Hinweisgebende Personen erhalten innerhalb von sieben Tagen nach Eingang Ihrer Meldung eine Eingangsbestätigung durch die ausgelagerte interne Meldestelle, sofern sie im Rahmen ihrer Meldung eine Kontaktmöglichkeit für eine Rückmeldung mitgeteilt haben.
   
   Wurde durch die ausgelagerte interne Meldestelle ein Inhaltsprotokoll einer (mündlichen) Hinweisgebermeldung gefertigt, erhält die hinweisgebende Person zudem durch die interne Meldestelle die Gelegenheit, das Protokoll zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und es durch ihre Unterschrift oder in elektronischer Form zu bestätigen, sofern sie im Rahmen ihrer Meldung eine Kontaktmöglichkeit für eine Rückmeldung mitgeteilt hat.
   
   Werden durch die hinweisgebende Person im Rahmen ihrer Meldung keine Kontaktmöglichkeiten genannt, so können Eingangsbestätigung wie auch Protokollprüfung nicht erfolgen.
   
   b) Prüfung der Meldung, Berichterstattung
   
   Die ausgelagerte interne Meldestelle prüft nach Eingang der Meldung den gemeldeten Sachverhalt auf Grundlage der mitgeteilten Tatsachen zunächst auf Stichhaltigkeit und Glaubhaftigkeit sowie auf seine rechtliche und tatsächliche Relevanz für die ÄKWL. Sie erstattet dem Compliance-Beaufragten hierüber Bericht. Der Compliance-Beaufragte ist ab dieser Berichterstattung für die weitere rechtskonforme und vertrauliche Bearbeitung der Meldung zuständig. 
   Nicht schlüssige, nicht nachvollziehbare, nicht stichhaltige oder unglaubhafte Meldungen werden durch die ausgelagerte interne Meldestelle inhaltlich nicht weiter bearbeitet. Dies gilt auch für Meldungen, die keinerlei Zusammenhang zu der ÄKWL beziehungsweise keine Relevanz für die Tätigkeit der ÄKWL aufweisen. In diesen Fällen erstattet die aus-gelagerte interne Meldestelle lediglich einen rein anonymen Bericht.
   
   c) Folgemaßnahmen
   
   Der Compliance-Beaufragte der ÄKWL prüft ggf. in Absprache mit der ausgelagerten internen Meldestelle den bei ihr eingegangenen Bericht auf die Erforderlichkeit der Durchführung von Folgemaßnahmen. 
   
   Liegt ein begründeter Verdachtsfall vor, besteht eine Verpflichtung der Geschäftsführung – unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften – Nachforschungs- sowie Folgemaßnahmen einzuleiten. Der Compliance-Beauftragte entscheidet (ggf. in Absprache mit der ausgelagerten internen Meldestelle) über die Wahl und die Durchführung der Folgemaßnahmen. 
   
   Folgemaßnahmen können unter Anderem sein:
   
     (Weitere) Kontaktaufnahme mit der hinweisgebenden Person
     Durchführung interner Untersuchungen bei der jeweiligen Organisationseinheit, dies ggf. durch eine beauftragte Stelle (z. B. Rechtsanwaltskanzlei)
     Kontaktaufnahme zu betroffenen Personen und Arbeitseinheiten
     Verweisung der hinweisgebenden Person an eine andere (zuständige) Stelle
     Abschluss des Verfahrens 
     Abgabe des Verfahrens an eine bei der ÄKWL oder der jeweiligen Organisationseinheit für interne Ermittlungen zuständige Arbeitseinheit oder eine zuständige Behörde zwecks
        weiterer Untersuchungen.
   
   Diese sowie weitere Folgemaßnahmen können auch durch die mit der Wahrnehmung der Aufgaben der internen Meldestelle beauftragten Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek im Auftrag der ÄKWL durchgeführt werden.
   
   Insoweit im Zuge der Durchführung von Folgemaßnahmen der Bericht über die Meldung oder auch einzelne Informationen aus diesem an weitere unternehmensinterne Personen oder unternehmensinterne Stellen oder auch Dritte weitergeleitet werden soll, prüft der Compliance-Beaufragte die Rechtmäßigkeit und Zulässigkeit dieser Informationsweitergabe vorab rechtlich. Die weitere vertrauliche Behandlung der Meldung ist durch den Compliance-Beaufragten sicherzustellen. Insbesondere sind die Personen, die von den im Bericht enthaltenen personenbezogenen Daten Kenntnis erlangen dürfen, sowie der Prozess der beabsichtigten Datenverarbeitung vorab zu definieren. Alle adressierten Personen sind auf das Vertraulichkeitsgebot ausdrücklich hinzuweisen und verpflichten sich zur Wahrung desselben.
   
   d) Abschließende Rückmeldung durch die Meldestelle
   
   Sofern hinweisgebende Personen eine Kontaktmöglichkeit gegenüber der ausgelagerten Meldestelle mitgeteilt haben, erhalten diese spätestens drei Monate nach Bestätigung des Eingangs der Hinweisgebermeldung von dem Compliance-Beaufragten eine Rückmeldung, welche Folgemaßnahmen in Hinblick auf ihren Hinweis geplant sind oder ergriffen wurden und welche Gründe dieser Entscheidung zugrunde liegen. 
   
   Werden durch die hinweisgebende Person im Rahmen ihrer Meldung keine Kontaktmöglichkeiten genannt, so kann diese Information nicht erfolgen
   
   e) Datenschutz
   
   Die Nutzung der Hinweisgebermeldestelle ist freiwillig. 
   
   Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere im Hinblick auf die personenbezogenen Daten der hinweisgebenden Person sowie von der Meldung betroffener Personen unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes. 
   
   Für die Datenverarbeitung der Hinweisgebermeldungen innerhalb der ÄKWL gelten die Datenschutzhinweise der Ärztekammer Westfalen-Lippe. 
   
   Für die Datenverarbeitung durch Heuking Kühn Lüer Wojtek gelten die dortigen Datenschutzhinweise.
   
   f) Löschung der Dokumentation
   
   Die Dokumentation der Meldung wird grundsätzlich drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens bei der ÄKWL gelöscht. Die Dokumentation kann jedoch länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, wenn und soweit dies erforderlich und verhältnismäßig ist.
    
8. Maßregelungsschutz
   
   Hinweisgebende Personen, die einen nicht offensichtlich unbegründeten Verdacht über einen melderelevanten Sachverhalt melden, werden geschützt. Diese hinweisgebenden Personen dürfen und werden nicht wegen ihrer Meldung gemaßregelt. Eine Maßregelung oder Repressalie wegen einer solchen Hinweisgebermeldung ist gesetzlich verboten und hätte unter Umständen sowohl eine zivilrechtliche Haftung (Schadensersatz) als auch eine ordnungswidrigkeitenrechtliche Verantwortlichkeit der verantwortlichen Person(en) beziehungsweise der ÄKWL zur Folge.
   
   Hinweisgebende Personen haben also keine nachteiligen Folgen strafrechtlicher, zivilrechtlicher oder arbeitsrechtlicher Art zu befürchten. Insbesondere drohen Hinweisgebern keine nachteiligen Folgen betreffend ihre arbeitsvertragliche Stellung oder ihr berufliches Fortkommen in der ÄKWL. Dies gilt auch, insoweit sich ein Hinweis oder ein gemeldeter Verdacht nachträglich als unbegründet erweist. 
   
   Voraussetzung dieses Maßregelungsschutzes ist, dass die hinweisgebende Person im Zeitpunkt der Meldung an die Meldestelle hinreichenden Grund zu der Annahme hat, dass die von ihr gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen. Die Meldung muss einen Sachverhalt betreffen, der dem Hinweisgeberschutzgesetz oder anderen einschlägigen Gesetzen unterfällt, also insbesondere Straftaten und schwere Ordnungswidrigkeiten. Auch muss sich der Hinweis auf die ÄKWL oder eine andere Stelle, mit der die hinweisgebende Person beruflich im Kontakt steht oder stand, beziehen. 
   
   Der Schutz greift insbesondere dann nicht, wenn hinweisgebende Personen bewusst und vorsätzlich oder grob fahrlässig unwahre Meldungen abgeben. In diesem Fall behält sich die ÄKWL zivilrechtliche, arbeitsrechtliche sowie strafrechtliche Konsequenzen gegen die bewusst falsch meldende Person vor.
    
9. Rückfragen & Kontakt
   
   Für Rückfragen im Zusammenhang mit dieser Richtlinie stehen folgende Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung:
   
   Rechtsanwalt Dr. André-M. Szesny, LL.M.
   Heuking Kühn Lüer Wojtek 
   Georg-Glock-Straße 4
   40474 Düsseldorf
    Tel: +49 (0) 211 600 55-217
    Email: a.szesny@heuking.de
   
   Ärztekammer Westfalen-Lippe 
   Compliance-Beauftragter
   Marcus Ahlbach
    Tel.: +49 251 929-2362
    Email: compliance@aekwl.de 

Hinweisgebersystem der Ärztekammer Westfalen-Lippe 

Haben Sie Kenntnis von Missständen oder Rechtsverstößen in der Ärztekammer Westfalen-Lippe („ÄKWL“) oder auch nur einen Verdacht? Dann teilen Sie uns unserer internen Meldestelle bitte mit. Damit schützen und unterstützen Sie uns alle. Ihre Daten behandeln wir vertraulich, auf Wunsch bleiben Sie anonym. Wir gehen allen Hinweisen behutsam und verantwortungsvoll nach.

Die ÄKWL hat mit der Entgegennahme von Meldungen und der ersten Kommunikation mit hinweisgebenden Personen die Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek beauftragt. 
Hinweisgebende Personen können Ihre Meldungen über das Webformular WhistleFox® abgeben.

Alternativ können hinweisgebende Personen ihre Meldung persönlich, telefonisch, per Brief oder per E-Mail richten an

Rechtsanwalt Dr. André-M. Szesny, LL.M.
Heuking Kühn Lüer Wojtek Partnerschaftsgesellschaft von Rechtsanwälten mbB 
Georg-Glock-Straße 4
40474 Düsseldorf
 Tel.: 0211 60055-217
 E-Mail: a.szesny@heuking.de

Schildern Sie den Sachverhalt möglichst genau, nennen Sie das betroffene Unternehmen, die beteiligten Personen, Zeit und Ort des Geschehens und teilen Sie Namen möglicher Zeugen mit. Schicken Sie, falls möglich, auch Dokumente wie Bilder, E-Mails usw., die den Verdacht stützen.

Häufig gestellte Fragen

Was kann ich melden?

Sie helfen uns, wenn Sie Anhaltspunkte dafür haben, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der ÄKWL oder auch andere Personen entgegen dem Interesse unserer Ärztekammer oder sonst nicht korrekt handeln, und dies melden. Dazu gehören schwere Compliance-Verstöße und Straftaten wie etwa Korruption und Betrug, Diebstahl und Unterschlagung, Nötigung und Mobbing, aber auch andere Regelverstöße wie Diskriminierung, Machtmissbrauch oder umwelt- oder menschenrechtsbezogene Risiken und andere Pflichtverstöße. Auch noch bevorstehende oder geplante Verstöße dürfen und sollen gemeldet werden. Auch bloße Verdachtsmomente können gemeldet werden. Selbst wenn diese sich im Nachhinein als unbegründet herausstellen, drohen hinweisgebenden Personen keinerlei Nachteile.

Für Beschwerden und zur Meldung von Notfällen ist das Hinweisgebersystem allerdings nicht geeignet!

Wie läuft eine Meldung ab? 

Schildern Sie den Sachverhalt möglichst genau. Nennen Sie das betroffene Resort und die beteiligten Personen, Zeit und Ort des Geschehens. Teilen Sie auch Namen möglicher Zeugen mit. 
Schicken Sie, falls möglich, auch Dokumente wie Bilder, E-Mails usw., die den Verdacht stützen.

Sie entscheiden, welche Daten Sie angeben, ob Sie anonym bleiben möchte oder ob Sie den von uns eingesetzten Vertrauenspersonen für Rückfragen zur Verfügung stehen.
Binnen sieben Tagen nach Eingang Ihrer Meldung erhalten Sie eine Bestätigung über den Eingang Ihrer Meldung, sofern Sie Kontaktdaten hinterlassen haben. Binnen weiterer drei Monate erhalten Sie eine Rückmeldung zu dem weiteren Umgang mit Ihrer Meldung sowie den getroffenen Maßnahmen: Bitte beachten Sie, dass wir bei dieser Rückmeldung darauf achten müssen, dass ggf. noch laufende interne Untersuchungen nicht gefährdet und Rechte Dritter nicht beeinträchtigt werden.

Wie werden meine Daten geschützt? 

Alle Angaben zu Ihrer Person werden vertraulich behandelt, auf Wunsch dürfen Sie Ihre Meldung anonym abgeben. 

Das Hinweisgebersystem erfüllt die einschlägigen gesetzlichen Anforderungen. Alle Meldungen werden durch Vertrauensanwälte entgegengenommen und verantwortungsvoll verarbeitet, bevor sie an die für die Bearbeitung von Hinweisgebermeldungen zuständige Stelle der ÄKWL weitergeleitet werden.

Die Dokumentation Ihrer Meldung wird bei der ÄKWL spätestens drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, soweit gesetzliche Regelungen der Löschung nicht entgegenstehen.

Drohen mir Nachteile, wenn ich einen Hinweis gebe? 

Hinweisgebende Personen unterliegen gesetzlichem Schutz, wenn sie im Zeitpunkt der Meldung an die interne Meldestelle hinreichenden Grund zu der Annahme haben, dass die von ihnen gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen. 

Damit dieser Schutzbereich eröffnet ist, muss die Meldung einen Sachverhalt betreffen, der dem Hinweisgeberschutzgesetz oder anderen einschlägigen Gesetzen unterfällt, also insbesondere Straftaten und schwere Ordnungswidrigkeiten. Auch muss sich der Hinweis auf die ÄKWL oder eine andere Stelle, mit der Sie als hinweisgebende Person beruflich im Kontakt stehen oder standen, beziehen. 

Arbeitsrechtliche Nachteile dürfen hinweisgebende Personen in diesen Fällen auch dann nicht erleiden, wenn sich ein gemeldeter Verdacht im Nachhinein als unbegründet herausstellt.

Auf welchen Wegen kann ich eine Meldung abgeben? 

Ihnen stehen verschiedene Meldekanäle zur Verfügung: Sie können Ihre Meldung persönlich, über das Webformular, telefonisch, per E-Mail oder per Brief einreichen. 

Sie haben zudem die Möglichkeit, ihre Meldung bei einer behördlichen Meldestelle abzugeben. Diese sind die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz, externe bei den Bundesländern eingerichtete Meldestelle sowie die für spezielle Fälle zuständigen externe Meldestellen, beispielsweise beim Bundeskartellamt oder bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht. Zudem können Sie Ihre Meldung an Organe, Einrichtungen oder sonstige Stellen der Union richten. Hierunter fallen beispielsweise die externen Meldekanäle der Kommission oder des Europäischen Amts für Betrugsbekämpfung (OLAF). Die Kontaktdaten finden Sie auf der Internetseite der jeweiligen Behörde. Auf Wunsch stellen wir Ihnen gerne weitere Informationen zu den externen Meldeverfahren bereit.

Es ist allerdings gesetzlich vorgesehen, dass Sie als hinweisgebende Person die Meldung an die genannte interne Meldestelle gegenüber der externen Meldestelle bevorzugen sollen, wenn intern wirksam gegen Verstöße vorgegangen werden kann.

An wen kann ich mich wenden, wenn ich mir nicht sicher bin, ob ich das Hinweisgebersystem nutzen sollte?

Sie können uns bei Rückfragen telefonisch oder per E-Mail erreichen. Im Zweifel ist die Nutzung des Hinweisgebersystems aber sinnvoll. Unsere Vertrauensanwälte gehen mit eingehenden Meldungen verantwortungsvoll und umsichtig um und bearbeiten sie vor dem Hintergrund eines großen Erfahrungsschatzes.

Haben Sie weitere Fragen?
Darüber hinaus können Sie sich jederzeit an den Compliance-Beauftragten der Ärztekammer Westfalen-Lippe, Herrn Ahlbach, compliance@aekwl.de, wenden.

Datenschutz:
Für die Datenverarbeitung der Hinweisgebermeldungen innerhalb der Ärztekammer Westfalen-Lippe gelten die Datenschutzhinweise der Ärztekammer Westfalen-Lippe. 
Für die Datenverarbeitung durch Heuking Kühn Lüer Wojtek gelten die dortigen Datenschutzhinweise